PANDUAN MENGGUNAKAN EMAIL mail.kallagroup.co.id          

Penggunaan Webmail

Zimbra webmail adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh Zimbra untuk mengakses email. Selain menggunakan webmail, email Zimbra   juga   dapat   diakses melalui    email    client    seperti    Thunderbird,  Outlook,  Outlook  Express,  Kmail, Evolution dan lain-lain.

Zimbra  webmail  dipilih  karena  memiliki  fleksibilitas  dan  kemudahan  akses, antara  lain  bisa  diakses  dari  berbagai  lokasi  komputer,  dari  berbagai  browser  dan dengan berbagai model tampilan. Zimbra webmail juga lebih mudah  dipakai  karena kita   tidak   perlu   melakukan   setting   &   konfigurasi dimasing-masing klien. Proses pengelolaan email dan proses backup dapat lebih mudah karena data disatukan disatu tempat dengan tetap mempertahankan perlindungan keamanan dan kerahasiaan data.

Salah  satu  keunggulan  utama  dari  webmail  Zimbra  adalah  tampilannya  yang bagus dan professional. Bagi  yang sudah terbiasa menggunakan Gmail atau Yahoo Mail, tampilan Zimbra sangat mirip sehingga mudah digunakan.

Berikut  adalah  cara  menggunakan  Zimbra Webmail  untuk  penggunaan email sehari hari.

Cara penggunaan mencakup pengiriman dan penerimaan email termasuk tips-tips dalam membalas, memforward, menambah attachment dan menggunakan feature lain yang disertakan pada Zimbra.

1.      Membuka Webmail

Untuk membuka webmail, kita menggunakan browser (Internet Chrome atau Firefox) dan mengetikkan alamat mail.kallagroup.co.id/ atau buka webiste https://mail.kallagroup.co.id

Masukkan  nama  dan  password  pada  form  isian.     Setelah  itu  klik  Log  In. maka akan keluar menu pengisian New Password seperti dibawah ini.

Isikan Password baru pada kolom New Password dan ulangi lagi pada kolom Confirm.     Kemudian  klik  kembali  tombol  Log  In.  Jika  kita  ingin menyimpan nama dan password agar lain kali tidak usah mengetikkannya, klik pada pilihan Stay signed in.

Perlu diingat bahwa pilihan advanced memerlukan resolusi layar minimal 1024

X   768. Setting   layar   kurang   dari   ukuran   tersebut   akan   secara otomatis masuk kedalam modus Standar HTML.

Setelah kita login, kita akan menjumpai layar utama Zimbra sebagai berikut :

Layar utama webmail Zimbra terbagi dalam beberapa bagian, antara lain :

Bagian Atas 1 : Berisi kotak pencarian dan pilihan tampilan (advanced atau standar

HTML), Informasi account/pemilik.

Bagian Atas 2 : Berisi   M e n u   Mail,    Contacts,    Calender,   Tasks, Briefcase dan

Preferences. Kalau di klik :

a.   Mail : Berisi pilihan New Message (untuk membuat message),

Mail Folders (inbox, chats, sent, drafts, junk (spam) dan trash (sampah)).

b.   Contact : Berisi pilihan  New Contact (untuk melihat daftar alamat email ataupun daftar contact yang lain, yang pernah kita masukkan, atau klik New Contact untuk menambah daftar contact yang baru),

Contact  List  (contact,  distribusition  list,  emailed  contact  dan  trash (sampah)).

c.   Calender : Berisi pilihan New Appointment (untuk melihat tanggal maupun daftar jadwal kegiatan, klik New Appointment untuk membuat jadwal meeting dan lain-lain),

Calenders (calender dan trash (sampah)).

d.   Task : Berisi pilihan New Task (untuk mencatat daftar kegiatan yang tengah dilakukan,  dan  kita bisa  membuat  catatan  tentang kemajuan  dari  kegiatan tersebut. Klik New Task),

Task Lists (tasks dan trash (sampah)).

e.   Briefcase : Berisi pilihan New Document (untuk membuat document dengan format text, kita bisa menyisipkan spreadseheet, gambar maupun file lain. Pilih New Document untuk membuat document baru, klik save untuk menyimpan, dan close untuk menutup document tersebut dan fasilitas ini juga untuk menyimpan file/dokumen yang pernah dibuat. Untuk menyimpan dokumen klik New Document, pilih Upload File),

Briefcase Folders (briefcase dan trash (sampah)).

f.   Preferences : Preferences jika kita ingin mengubah password, theme, maupun settingan yang lain, klik Save dan Close untuk menyimpan perubahan yang dibuat.

Preferences (general, account, mail, filters, signatures, out of office, trusted addresses, contacts, calendar, sharing, notifications, import/export, shortcuts dan zimlets).

2.      Membuat & Mengirim Email

Untuk membuat email, klik menu Mail dan pilih New Massage. Lihat gambar berikut :

Setelah kita memilih menu New Message, kita dapat langsung mengetikkan email yang akan dikirimkan.

Isikan data berikut :

 To : Alamat email yang dituju.

 Cc :  Alamat email yang ingin mendapatkan salinan email yang dikirimkan.

 Subject :   Ketikkan subyek dari email yang mencerminkan isi email. Hindari penggunaan subyek email yang tidak jelas.

 Untuk mengirim menyisipkan file/document (attachment), klik tombol Attach.

 Ketikkan  isi  email pada  bagian  isi  dan  setelah  dipastikan  benar,  klik  tombol Send.

Beberapa catatan penting seputar etika pengiriman email :

     Gunakan     alamat     email     instansi/lembaga  atau   perusahaan     untuk kepentingan   instansi/lembaga atau perusahaan, jangan    gunakan    untuk kegiatan     yang     dapat     merusak     nama     baik instansi/lembaga  atau perusahaan (bergosip, mengirim gambar yang tidak patut, mengirim isu tidak benar,  mengirim  data  yang  tidak  valid,  memperforward  hoax  atau berita palsu, mengikuti milis yang tidak jelas dll). Nama domain instansi/lembaga atau  perusahaan mencerminkan nama baik  instansi/lembaga  atau perusahaan.

    Kirimkan attachment dalam jumlah yang sewajarnya. Pengiriman attachment dalam ukuran besar dapat mengganggu trafik lalu lintas email di server.

     Jangan mengirimkan email dalam HURUF BESAR SEMUA karena HURUF BESAR mencerminkan rasa marah, sangat penting dan  terburu-buru.

    Jangan    mengirimkan    email    dalam    bentuk   font    yang  sangat  besar. Gunakan ukuran font yang sewajarnya.

     Jangan   mengirimkan   email   dalam   bentuk   font   Warna   Warni   karena mencerminkan kurangnya tingkat keseriusan isi email.

     Gunakan fasilitas spelling jika email ditujukan dan dikirimkan pada penerima berbahasa Inggris.

3.      Menerima Email

Untuk menerima dan membaca email,  klik  tombol Get Email       

atau tombol Refresh   

Secara default setiap 10 menit sekali email akan  di check sehingga kita tidak perlu selalu melakukan klik pada tombol ini. Gunakan tombol Get Mail atau Refresh hanya jika kita ingin mengecek email  yang semestinya sudah masuk namun belum masuk juga.

4.      Membalas Email

Untuk membalas email, gunakan tombol Reply. Jika email ditujukan juga pada pihak  lain  (cc)  gunakan  tombol  Reply  All agar salinan balasan email juga terkirim pada penerima lain tersebut.

5.      Memforward Email

Memforward  email  artinya  meneruskan  email.  Klik  tombol  Forward  jika email ingin diteruskan pada pihak lain. Isikan alamat email yang ingin dituju pada kolom isian To dan Cc.

6.      Menandai Email sebagai Spam/Junk

Email secara otomatis dicheck dari virus atau spam/junk (email sampah). Jika ada email junk atau spam yang lolos dari proses scan server, kita bisa menandainya sebagai Junk Mail agar nantinya secara otomatis server bisa langsung mengenalinya. Pilih email yang dikategorikan sebagai email sampah/email junk/email spam dan klik tombol Junk.

7.      Menambahkan Address Book / Contact

Untuk menambahkan data address book /contact, kita bisa membuat address book/ contact untuk data kontak / alamat email yang sering dikirimi, yaitu dengan memilih menu New  Contact. Isikan nama dan alamat email dan deskripsi dari address book/ contact yang baru.

Email yang sudah dikirimkan akan dipindahkan ke folder Sent, sedangkan email yang belum dikirimkan namun sudah disimpan akan ditempatkan di folder Draft. Kita bisa membuat folder khusus untuk email-email tertentu, misalnya email dari boss kita tempatkan difolder khusus agar kita tidak kalang  kabut  ketika  ditanyakan  emailnya namun email tersebut kesulitan kita temukan.

8.      Instant Messaging (Real Time Chating) - ZeXtras Chat

ZeXtras  Chat  merupakan  aplikasi  chatting.  Jika  ingin  melakukan  real  time chating dengan user lain.

Untuk menambah teman chat Klik titik tiga  (seperti digambar) lalu pilih

Add New Buddy.

Masukkan account yang diinginkan lalu pilih dan klik Ok.

Dan tunggulah konfirmasi tanda persetujuan dari user tersebut. Bila user tersebut setuju maka pada panel akan muncul nama user tersebut, dan bila user tersebut dalam keadaan aktif akan ditandai dengan button warna hijau.